zoomと印字されたジグソーパズルのピースを、meetingと書かれた場所にはめようとする

オンラインでここまでできる!ビデオサービスZoomで会議を開こう!

zoomと印字されたジグソーパズルのピースを、meetingと書かれた場所にはめようとする

最近はコロナウイルスの影響で、在宅勤務を余儀なくされている人も多いでしょう。しかし、在宅勤務でも社内会議は必要なので、オンラインで会議ができるZoom会議が注目されています。

しかし、まだZoom会議をしたことがないので、Zoom会議について詳しく知りたいという人もいるでしょう。そこでこの記事では、Zoom会議とは何か?なぜ注目されているのか?問題点や対策は何か?金額はいくらか?などを解説していきます。この記事を読めば、Zoom会議を開催する方法や注意点などが分かるので、ぜひ参考にしてください。

Zoomとは?なぜ注目されているの?

ZOOMロゴマーク

コロナウイルスの影響もあり、オンライン会議が可能なZoomが注目されています。まずは、Zoomについて以下を知っておきましょう。

  • Zoomの概要
  • Zoomが注目された理由

以下より詳しく解説します。

Zoomの概要

Zoom(https://zoom.us/)とは、いつでも・どこでも・どの端末からでもWeb会議を開催できるサービスです。Zoomは、パソコンはもちろん、スマホやタブレットからも利用できます。Zoom会議は複数人が参加できるので、会社で行うミーティングもZoomで行うことが可能です。

Zoomが注目された理由

Zoomが注目されているのは、Zoom会議の利用者が急増していることから分かります。NHKの報道によると、Zoomの利用者は2020年3月時点で2億人以上です。2億人以上という数字は、コロナウイルスが拡大する前の20倍以上に当たります。(※)

Zoomがここまで注目された理由として、以下4点が挙げられるでしょう。

  • コロナウイルスにより対面での会議を避ける
  • 1クリックで簡単
  • 無料で利用できる範囲が広い
  • ビジネスに最適化している

コロナウイルスにより対面での会議を避ける

まず、コロナウイルスの影響で対面の会議を避ける人・企業が増えました。そもそも在宅勤務を余儀なくされている人も多いため、オンラインで会議せざるを得ないケースも多いでしょう。そのため、複数人が会議することに向いているZoom会議の利用者が増えたというわけです。

1クリックで簡単

詳細は後述しますが、Zoom会議の開催は1クリックで簡単に行えます。Zoom以外では「スカイプ」もオンライン会議で有名なサービスです。しかし、スカイプはアカウントの登録が必要なので、会議を開催するまでに少々手間がかかります。一方、Zoom会議は1クリックで簡単に開催できるので、その点も注目された理由でしょう。

無料で利用できる範囲が広い

詳細は後述しますが、Zoom会議は無料でできる範囲が広いです。たとえば、1対1の会議であれば無制限に利用できます。また、複数人の会議でも40分までなら無料です。このような点も、Zoom会議が注目されている理由といえます。

ビジネスに最適化している

また、Zoom会議はビジネスに最適化しています。たとえば、実際のホワイトボードのように利用できるホワイトボードツールや、アンケート機能、そして質疑応答機能なども利用できます。そのため、Zoom会議はオンラインであるものの、このように限りなくオフライン(対面)に近い会議が開催できる点も注目された理由でしょう。この章では、Zoom会議の概要や注目された理由について解説しました。

※参照:利用者2億人「Zoom」がセキュリティーに問題と発表

Zoomのセキュリティは大丈夫?

セキュリティや暗号化のイメージ

次に、Zoomのセキュリティは大丈夫か?という点を解説します。結論からいうと、Zoomのセキュリティは脆弱性を指摘されており、利用を取り止める自治体・企業も出てきています。この「セキュリティの脆弱性」という指摘に対してZoomの方でも随時対策を講じているというのが現状です。この章では、Zoomがセキュリティに関して具体的に指摘されている内容、およびZoomが講じている対策、そして利用者の立場から注意すべき点について解説します。

Zoomがセキュリティに関して指摘されている内容

Zoomはセキュリティの脆弱性に関して以下を指摘されています。(※1)

  • Zoomの暗号化は強固でない
  • Zoomのクライアントソフトに脆弱性が確認された
  • 会議の設定に不備があると第三者が乱入する

たとえばアメリカのFBI(連邦捜査局)は、2020年3月にZoomのセキュリティに関して脆弱性を指摘しています。というのも、Zoomでオンライン授業をしているときに、参加者でない第三者が授業を妨害する内容を叫んだり、不適切な動画を流したりというケースが発生したからです。(※2)

このような事態を受け、アメリカの一部学校ではZoomの使用を禁止しています。さらに、台湾政府やドイツ外務省といった公的機関や、Googleといった大手企業も使用禁止…もしくは一部制限を設けているという現状です。

Zoomが講じている対策

このようなセキュリティの脆弱性に関してZoom側はすでに対策を講じています。Zoomの創設者兼CEOのエリック氏はセキュリティ強化を打ち出し、セキュリティ諮問委員会を設置するとしています。

また、セキュリティに関するコンサルタントとしてFacebookで最高セキュリティ責任者をつとめたアレックス氏を迎えました。具体的には、会議参加者の承認手順の設定変更や、会議のセキュリティ設定をしやすいような仕様変更をしています。ただし、GoogleはZoomのセキュリティは自社の基準に満たしていないとして、やはりZoomの使用を禁止しています。

利用者の立場から注意すべき点

日本では、アメリカほどZoomに対するセキュリティの脆弱性は指摘されていません。しかし、Zoomを利用するときは以下の点に注意した方が良いです。

  • Web会議のアクセス方法をSNSでシェアしない
  • 不審なリンクはクリックしない

詳しくは後述しますが、Zoom会議へ参加するときは、参加者へURLを送付します。そのURLをSNSでシェアすると、不正に会議へ参加されるリスクが高まるため、メールなどのSNS以外の方法でURLはシェアしましょう。

また、Zoomへの招待URLが送られてきても、その発信元を知らなければ無暗にクリックしないようにしましょう。クリックすることで、IDやパスワードなどの認証情報を盗まれる可能性があります。ほかには、Zoomも随時セキュリティへの対策は講じているので、Zoomのセキュリティに関するニュースは常にチェックしておくことも重要です。この章ではZoom会議のセキュリティに関する脆弱性や対策、そして利用者が注意すべき点について解説しました。

(※1)参照:ビデオ会議「Zoom」は本当に危ないのか? 3つのセキュリティー問題でこれが怖い
(※1)参照:利用者2億人「Zoom」がセキュリティーに問題と発表

Zoomで会議、実際できる?

複数人とビデオ会議する女性

次に、Zoom会議は実際にできるのか?どのような問題点があるのか?という点について解説します。まずは、Zoom会議を開催する方法を解説し、その後に以下のZoom会議の問題点、および対策について解説していきます。

  • 複数人が同時に話すと会話しにくい
  • 図や文字を書きながら会議しにくい
  • 慣れるまで手間がかかる

Zoom会議を開催する方法

まずは、Zoom会議を開催する方法です。Zoom会議をPCで開催する場合は以下の手順になります。

  1. 主催者がZoomアプリをダウンロード
  2. Zoomのホーム画面上部にある「ミーティング」をクリック
  3. ミーティング画面から「招待URLをコピー」をクリック
  4. 参加者に招待URLを送付

上記のような流れで、簡単にZoom会議を開催できます。参加者は招待されたURLをクリックすると、自動的にアプリがダウンロードされます。

そして、「ビデオ付きで参加」「このコンピューターでオーディオに参加」などが表示されるので、順番にクリックしていくとZoom会議に参加可能です。また、Zoom会議を主催せずに参加するだけならZoomでアカウントを作成する必要もなく、アプリをダウンロードするだけです。

また、スマホやダブレットでZoom会議を開く場合も、基本的な流れは上記と同じです。ただ、PCのように自動でZoomアプリはダウンロードしてくれないので、個別にアプリをダウンロードする必要があります。

複数人が同時に話すと会話しにくい

ここからは、Zoom会議の問題点と対策について解説します。Zoom会議の問題点1つ目は、複数人が同時に話しはじめると会話しにくい点です。Zoom会議はオンライン上で一斉に行う会議なので、個別に会話することが難しいです。

たとえば、Aさん・Bさん・Cさん・Dさんの4人でZoom会議を開催したとします。そのとき、Aさんが話しているときは基本Aさんの話を聞くだけです。また、AさんとBさんが話しているときは、CさんとDさんは聞いているだけになります。しかし、会議の内容によってはAさんとBさんが話し合っているときに、CさんとDさんが個別に話し合いたいときもあるでしょう。

Zoom会議だと、このようなクロストークがしにくい点は問題といえます。対策としては、Zoom会議にチャット機能が備わっているので、チャットで個別に会話するという方法があります。

図や文字を書きながら会議しにくい

Zoom会議の問題点2つ目は、図や文字を書きながら会議しにくいという点です。対面での会議であれば、ホワイトボードを利用して図や文字を書きながら会議できます。一方、Zoom会議の場合はオンラインで行うので、ホワイトボードで何か書いて説明することは難しいです。

対策としては、Zoom会議に備わっている「ホワイトボードツール」を利用することです。ホワイトボードツールは、まさに実際のホワイトボードのように文字や図を書くことができます。ただし、フリーハンドで書きにくい点と、文字をキーボードで入力する点は手間がかかるのでデメリットといえます。

そのため、会議を分かりやすく進行するためには、ホワイトボードツールを利用しつつ、前もって作成したエクセルやパワーポイントなどの資料を利用すると良いでしょう。Zoom会議なら、エクセルやパワーポイントで作成した資料も画面で共有できます。

慣れるまで手間がかかる

Zoom会議の問題点3つ目は、慣れるまで手間がかかる点です。そもそも、日本の企業でオンライン会議をメインとしている企業は少ないので、必然的にZoom会議にも慣れていない人が多いのです。Zoom会議に慣れていないと以下のようなことが起こり得ます。

  • 招待URLを送付しているので会議に参加できない
  • PCのカメラ機能がオフになっており映らない
  • 音声が小さかったり大きかったりする

手持ちのPCやスマホの規格にもよるものの、慣れていないことによる不都合は多いです。一度経験すればスムーズに開催できるものの、事前にZoom会議のやり方を説明したメールなどを送っておいた方が良いでしょう。

この章では、Zoom会議を開催する方法とZoom会議の問題点、および対策について解説しました。

Zoomで会議をやるために必要なもの

複数人とビデオ会議する男性

次に、Zoom会議をやるために必要なものを解説します。結論からいうと、PCやスマホさえ持っていれば、Zoom会議を開催するときに特別な機材を買う必要はありません。というのも、Zoom会議には以下のような機材が必要なものの、基本的にはPCやスマホに標準搭載されているからです。

  • カメラ
  • マイク
  • スピーカー

カメラはPCもスマホもインカメラが搭載されています。また、マイクやスピーカーも標準搭載されています。ただし、古いPCやスマホだとインカメラがなかったり、マイクやスピーカーの調子が悪かったりすることもあるでしょう。その場合は、別途外付けのマイク・カメラ・スピーカーを購入する必要があるため、一度Zoom会議を行った後に検討することをおすすめします。

Zoomの料金プランを確認

透明なボトルに入った硬貨と、そこから生えた植物

最後にZoomの料金プランを解説します。Zoomの料金プランは無料プラン・2,000円/月・2,700円/月の3プランあり、大きな違いとしては以下の点が挙げられます。

項目無料プラン2,000円/月2,700円/月
会議参加者100人300人~1000人
電話サポートなしあり
1対1会議無制限
グループミーティング40分24時間
アカウントの管理なし記録の有効化など
レポートなし参加日や時間などの記録
クラウドレコーディングローカル保存になる1GBまでクラウドで保存可能自動生成も可能
ブランディングなしページをカスタマイズできる

なお、有料プランは全員が加入する必要はなく、ホスト(会議主催者)だけ加入すれば問題ありません。最も大きな違いは、複数人での会議(グループミーティング)の制限時間です。無料プランは40分の制限がありますが、有料プランはそれぞれ24時間・無制限となっています。

そのため、短いミーティングをする分には無料プランで問題ありませんが、社内会議など40分超のミーティングの場合は有料プランが必要になるでしょう。

まとめ

会議室でテレビ会議をする複数のビジネスマン

このように、Zoom会議なら無料でも40分までは開催できます。また、対面でのZoom会議は無料で無制限に利用できるため、人によっては無料プランでも十分でしょう。さらに、会議参加者は費用も発生しませんし、アカウントを作成する必要もありません。

このような利便性の高さから、Zoom会議は注目されているのです。しかし、セキュリティの脆弱性や問題点があるのは事実なので、上述した対策を理解しておくことが重要といえるでしょう。

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